Untuk pertama kalinya setelah masa pandemi Covid-19, para pengelola arsip atau archivist Serikat Jesus yang berada dalam konferensi Asia Pasifik (Jesuit Conference of Asia Pacific/JCAP) bertemu tatap muka. Agenda besar dalam pertemuan ini ialah belajar dan diskusi bersama mengenai pemeliharaan dan digitalisasi arsip. Pertemuan ini diikuti oleh para Jesuit dan rekan awam dari Vietnam, Filipina, Indonesia, Kamboja, China, Australia, dan didampingi oleh Archivum Romanum Societatis Iesu (ARSI). Kegiatan ini berlangsung pada tanggal 3 – 5 Juli 2023.
Hari pertama dibuka dengan kunjungan ke beberapa tempat penyimpanan arsip, yaitu University Archives of Ateneo de Manila University, Manila Observatory, Archives of the Philippine Province of Society of Jesus, dan Recollect Archives at Recollect Theologate Manila. Di sini para peserta belajar bagaimana katalogisasi arsip yang tepat agar koleksi yang dimiliki dapat diketahui dengan mudah. Selain itu, peserta juga melihat secara langsung bagaimana proses konservasi pada beberapa koleksi yang rapuh. Hampir di setiap tempat arsip dalam kunjungan ini, memiliki laboratorium kecil untuk proses konservasi dan digitalisasi pada dokumen-dokumen arsip yang mereka miliki.
Di hari kedua, peserta diajak untuk mendengarkan presentasi dari Dr. Francis Navarro, PhD sebagai archivist dari University Archives of Ateneo de Manila University dan Ian Saulog sebagai archivist dari De la Salle University. Materi yang disampaikan oleh kedua narasumber ini ialah apa saja yang harus dikumpulkan sebagai barang arsip atau koleksi beserta alasan dan kebijakan apa yang harus diterapkan agar dapat bertahan lama; apa yang harus dilakukan untuk melestarikan dokumen dan materi lain; dan yang terakhir bagaimana pengaturan koleksi yang tepat. Selain itu, mereka juga menjelaskan bagaimana memanfaatkan kemajuan teknologi atau digitalisasi untuk bidang kearsipan sekarang ini.
Pada hari terakhir, para peserta melakukan kunjungan ke Rizal Library yang terletak di dalam kompleks Ateneo de Manila University. Setelah itu, para peserta berdiskusi bersama dengan staff ARSI dari Roma terkait pelatihan khusus bagi archivarist. Di beberapa provinsi, archivarist sudah berumur lanjut bahkan sudah menjelang pensiun. Sementara itu di tempat lain, ada archivarist muda dan belum berpengalaman. Beberapa kelompok awam telah tergabung dalam pengelolaan arsip tetapi masih memerlukan pelatihan terus menerus.
Secara umum para peserta banyak belajar dan mengambil manfaat dari kunjungan ke lima tempat arsip dan pemaparan narasumber. Meskipun Serikat telah menerbitkan beberapa pedoman dan arahan umum, namun pengarsipan harus terus beradaptasi dengan tantangan unik dalam pengumpulan (collection), pelestarian (preservation), dan persebaran arsip di lokasi tertentu (dissemination). Pertemuan seperti ini menjadi kesempatan bagi para archivarist dari berbagai provinsi untuk saling berbagi cerita, pengalaman, kesulitan dalam memelihara arsip yang menjadi memori Serikat Jesus selama ini. Pertemuan ini juga menjadi kesempatan belajar bersama dalam menyimpan dan merawat arsip ataupun koleksi, memberi akses yang lebih luas bagi banyak orang, dan pemanfaatan teknologi.
Kontributor: Antonia Adinda – Arsip Provindo
